Question de Rose « Cameroun » : Comment réaliser le Lettrage comptable ?

Le lettrage comptable est une opération qui fait partie du quotidien du métier comptable, il consiste à attribuer une lettre et permet de faire un tri entre, d'une part, le ou les règlements reçus ou effectués et, d'autre part, la ou les factures correspondantes. C’est une méthode utilisée en comptabilité afin de faire le lien entre une facture et son règlement.

Pratiquement, il s’agit de pointer les factures pour en vérifier le paiement. Chaque facture client ou fournisseur se voit alors attribuer une ou plusieurs lettres, par exemple AA ou AB, dès qu'elle est payée. La même lettre est attribuée au mouvement de fonds qui permet de payer la facture. Le rapprochement entre différentes écritures comptables est réalisé grâce à une codification composée de plusieurs « lettres » permettant ainsi de visualiser plus rapidement les factures non réglées. 

C'est valable pour le lettrage manuel, mais aussi pour le lettrage automatique. On parle de lettrage manuel lorsque le comptable effectue lui-même ce pointage. On parle de lettrage automatique lorsque le logiciel comptable fait ce travail dès que le solde du compte est à zéro par exemple.

Le lettrage comptable réalisé manuellement nécessite l'intervention du comptable pour relier une ou plusieurs factures avec un ou plusieurs règlements. Dans certains cas, ce travail peut être assez lourd à gérer dans la mesure où il est très chronophage. C'est pourquoi, ce type de lettrage doit être réalisé de manière régulière pour ne pas arriver à la clôture de l'exercice et avoir tous les comptes de tiers à lettrer !

La plupart des logiciels de comptabilité offrent cette possibilité d'automatiser le lettrage. Ici, il n'est plus nécessaire au comptable d'intervenir manuellement mais en lançant cette fonctionnalité, le système va détecter les factures et les règlements liés automatiquement. Cette méthode permet un gain de temps non négligeable. Toutefois, dans le cas d'un tiers ayant plusieurs factures d'un même montant, le lettrage automatique peut être risqué dans la mesure où le lettrage ne sera pas réalisé correctement.

Réalisé régulièrement, le lettrage des comptes de tiers fait disparaître les factures réglées. Seules les factures fournisseurs non payées et les clients à relancer apparaissent alors dans les comptes concernés. L'utilisation du lettrage comptable pour les comptes de tiers a l'avantage de faire le lien entre une facture et son règlement. Il permet d'isoler les factures restant à payer pour les fournisseurs, mais également, les factures restant à encaisser pour les clients.

Le lettrage comptable permet de faire un point régulier sur l'état des comptes de tiers qui permet d'optimiser l'exploitation des données comptables. Il est souvent abordé le lettrage comptable dans le cas des tiers. Toutefois, il existe aussi une autre forme de lettrage avec le rapprochement bancaire.

Source : Vénaïg Le Bris (Diplômée d'expertise comptable et inscrite à l'Ordre des experts-comptables de Bretagne).